II. Datenschutzhinweise
gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung zur Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten von Teilnehmern1 und Bewerbern und ggf. deren Eltern an z.B. Programmen von KulturLife
1Der Übersichtlichkeit halber wird im Folgenden der Begriff „Teilnehmer“ verwendet. Darunter sind der/die Bewerber/in oder Teilnehmer/in der verschiedenen Programme, sowie bei minderjährigen Teilnehmern, auch die als “Eltern“ bezeichneten gesetzlichen Vertreter, zu verstehen.
§ 1 Information über die Erhebung personenbezogener Daten
(1) Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht. Wir, die KulturLife gGmbH (KulturLife), müssen bestimmte personenbezogene Daten von den Teilnehmern und (bei minderjährigen Teilnehmern) deren Eltern an unseren Programmen verarbeiten, um den Teilnahmevertrag erfüllen zu können. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z. B. Name, Adresse. Zusätzlich gibt es noch die Unterstufe der besonderen personenbezogenen Daten. Diese umfassen Informationen über die ethnische und kulturelle Herkunft, politische, religiöse und philosophische Überzeugungen, Gesundheit, Sexualität und Gewerkschaftszugehörigkeit. Diese Daten gelten als besonders schützenswert und die Verarbeitung bedarf einer ausdrücklichen Zustimmung.
(2) Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist KulturLife gGmbH, Max-Giese-Straße 22, 24116 Kiel, info@kultur-life.de. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter dsb@kultur-life.de oder unserer Anschrift mit dem Zusatz „der Datenschutzbeauftragte“.
§ 2 Ihre Rechte
(1) Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
- - Recht auf Auskunft,
- - Recht auf Berichtigung oder Löschung,
- - Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
- - Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung,
- - Recht auf Datenübertragbarkeit.
(2) Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.
§ 3 Erhebung personenbezogener Daten der Teilnehmer
(1) Für das Zustandekommen wie auch für die Durchführung des jeweiligen Programms benötigen wir personenbezogene Daten des Teilnehmers. Hauptzweck der Datenverarbeitung ist daher die Erfüllung des Teilnahmevertrages. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.
(2) Grundsätzlich benötigen wir für die Teilnahme an allen von uns angebotenen Programmen folgende Daten:
- - zur Identifizierung des Teilnehmers und zur Kontaktaufnahme:
- Kontaktdaten des Teilnehmers (Name, Anschrift, Telefon, E-Mail-Adresse)
- - zur Prüfung der Teilnahmeberechtigung
- Geburtsort und -datum des Teilnehmers
- Geschlecht
- Staatsangehörigkeit
- Namen und Kontaktdaten der Eltern (bei minderjährigen Teilnehmern)
- Schulische Situation
- Sprachkenntnisse
- Sonstige Informationen zur Teilnahmevoraussetzung, die uns von den Teilnehmern mitgeteilt werden
- - Zur Beratung über unsere Programme darüber hinaus:
- Hobbys und Interessen
(3) Bei Bewerbung oder Abschluss des Teilnahmevertrages sowie während des Programms können zusätzlich zu den vorgenannten Daten weitere personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert werden. Diese umfassen im Wesentlichen:
Schüleraustausch, Homestay, Kurzaufenthalte:
Anzahl und Alter von Geschwistern, Religion, Fotos, Ernährungsgewohnheiten, Schulleistungen (Zeugnisse und Beurteilungen der Lehrer), Auslandserfahrung, gesellschaftliches Engagement, Angaben zu persönlicher Entwicklung bzw. Lebenslauf, seine Motivation ins Ausland zu gehen, Angaben zum Gesundheitszustand, Gesundheitsbeeinträchtigungen sowie Angaben zu Impfungen und zur Krankengeschichte, weitere Informationen, die für die Vermittlung in eine Gastfamilie wichtig sind, Kopien von Reisepass oder Personalausweis, Kopie des Visums (bei visumspflichtigen Programmen), Angaben zu den gesetzlichen Vertretern (bei minderjährigen Teilnehmern) zur Dokumentation der Vertretungsberechtigung.
Freiwilligendienste, Auslandspraktika, Work&Travel, Au Pair:
wie Schüleraustausch, zusätzlich Lebenslauf, Führungszeugnis, Führerschein, Arbeitsbescheinigungen und –zeugnisse, Familienstand, Kontaktdaten eines Notfallkontaktes sowie Verhältnis zu dieser Person.
Erasmus-Projekte (außer Auslandspraktika):
Kontaktdaten, Geburtsort und –datum, Auslandsaufenthalte, Motivationsschreiben, Lebenslauf, Allergien und gesundheitliche Einschränkungen, Staatsangehörigkeit.
Lehrer und Gruppenleiter: wie Erasmus-Projekte.
Stipendienbewerber: alle für das Programm erforderlichen Daten; darüber hinaus Fotos und Videos für die Bewerbung.
§ 4 Wer hat Zugang zu den Daten
(1) Zur Vertragserfüllung ist zu beachten, dass KulturLife die Daten an Empfänger außerhalb von KulturLife weitergeben muss. Informationen über Sie dürfen wir nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten oder Sie eingewilligt haben. Die Empfänger der Daten variieren je nachdem, für welches Programm sich der Teilnehmer bewirbt bzw. erfolgreich beworben hat. Dabei werden an jeden Partner nur diejenigen Daten weitergegeben, die dieser für seinen Anteil am Programm benötigt.
(2) Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z.B. sein:
- - Reisebüros, Versicherungen, Partnerorganisationen des Aufnahmelandes, Gastschulen, (potentielle) Gastfamilien und andere Betreiber von Unterkünften, Praktikumsbetriebe, Einsatzstellen für Freiwillige, Arbeitgeber, Sprachschulen, Beförderungsbetriebe, Betreuer und Guardians, Lehrer und Betreuer von Gruppenprogrammen
- - Visumsstellen und staatliche Behörden
- - Geldgeber bei geförderten Programmen wie Erasmus und Weltwärts
- - Ehrenamtliche
§5 Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten der Eltern der Teilnehmer
(1) Sollte die Teilnahme an einem Programm von dem Einverständnis der Eltern abhängen, so werden deren Kontaktdaten für austauschbezogene Kontaktaufnahmen vor und während des Austauschs verwendet. Dies gilt auch für die Zustimmung zu der Verwendung der Daten der Teilnehmer im Sinne dieser Datenschutzhinweise.
(2) Nach erfolgtem Austausch werden die Daten im gesetzlich zulässigen Umfang für die weitere Betreuung, die Alumni-Arbeit, Informationen über KulturLife sowie zur Gewinnung von Ehrenamtlichen verwendet.
§ 6 Erhebung und Verarbeitung besonderer personenbezogener Daten
(1) Die KulturLife muss einigen Teilnehmern bestimmte Fragen zu ihrem gesundheitlichen Zustand sowie ihrer religiösen Ansichten stellen, um z.B. eine passende Gastschule oder -familie zu finden und zu vermitteln. Ggf. werden diese Angaben verarbeitet, um eine Vermittlung realisieren zu können. Diese Daten werden an die unter § 4 genannten Stellen weitergeleitet, sofern dies für die Erfüllung des Vertrages erforderlich ist.
(2) Die Erhebung und Verarbeitung von besonderen personenbezogenen Daten bedarf der Einwilligung des Teilnehmers.
§ 7 Widerspruch oder Widerruf gegen die Verarbeitung Ihrer Daten
(1) Falls Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Ein solcher Widerruf beeinflusst die Zulässigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, nachdem Sie ihn gegenüber uns ausgesprochen haben.
(2) Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung stützen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Dies ist der Fall, wenn die Verarbeitung insbesondere nicht zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist, was von uns jeweils bei der nachfolgenden Beschreibung der Funktionen dargestellt wird. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.
(3) Selbstverständlich können Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Werbung jederzeit widersprechen.
§ 8 Aufbewahrungsfristen
(1) KulturLife bewahrt die Daten der Teilnehmer und ihrer Eltern nur solange auf, wie dies aus organisatorischen Gründen erforderlich und datenschutzrechtlich zulässig ist.
(2) Personenbezogene Daten von Teilnehmern eines Programms und deren Eltern, werden bis zum Schluss des sechsten Jahres nach dem regulären Ende eines Austauschprogramms aufbewahrt, sofern sie sich nicht anschließend im Alumni-Programm engagieren.
(3) Verträge und Stipendienunterlagen werden bis zum Schluss des zehnten Jahres nach dem regulären Ende eines Austauschprogramms aufbewahrt.
(4) Falls die Förderer der Programme (EU, Bund) längere Aufbewahrungsfristen fordern, so gelten diese entsprechend.
§ 9 Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
(1) Je nach Auswahl des Programms kann eine Datenübermittlung an Drittländer, also Länder außerhalb der EU/EWR durch uns vorgenommen werden, soweit dies zur Vertragserfüllung bzw. zur Vertragsschließung erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist, eine Einwilligung von Ihnen vorliegt oder im Rahmen der Auftragsverarbeitung erforderlich ist.
(2) Müssen besondere Kategorien personenbezogener Daten, z.B. Gesundheitsdaten, in Drittländer übermittelt werden, dann ist die Rechtsgrundlage hierfür Art. 49 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO, vorausgesetzt eine Einwilligung nach Art. 9 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO wurde vom Teilnehmer erteilt.
(3) Für personenbezogene Daten nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO ist die Rechtsgrundlage für die Übermittlung Art. 49 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.
(4) Die in Absatz 2 und 3 genannte Rechtsgrundlage für die Übermittlung ist nur dann Art. 49 Abs. 1 S. 1 lit a und b DSGVO, wenn nicht ohnehin ein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 Abs. 3 DSGVO oder eine geeignete Garantie nach Art. 46 DSGVO besteht.
(5) Für eine Datenübermittlung in ein Land innerhalb der EU bzw. des EWR ist eine Genehmigung nach Art. 44 ff. DSGVO nicht erforderlich.
§10 Verarbeitung personenbezogener Daten bei Antrag auf Stipendium
(1) Die Teilnehmer müssen für ein Stipendium der KulturLife, neben der Anmeldung für das jeweilige Programm, einen eigenständigen Antrag stellen. In diesem Antrag werden folgende Daten erhoben und ausschließlich zum Zwecke der Entscheidungsfindung von KulturLife verarbeitet:
- - die für das betreffende Programm erforderlichen Daten aus §§ 3 und 5 sowie
- - Motivationsschreiben
- - Fotos
- - Videos
(2) Falls eine Förderung durch Dritte in Betracht kommt, werden ausgewählte Daten aus den Bewerbungsunterlagen des Antragsstellers zum Zwecke der Entscheidungsfindung an potentielle Förderer übermittelt.
(3) Aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bewahrt die KulturLife die Anträge bis zum Schluss des zehnten Jahres nach dem regulären Ende eines Austauschprogramms auf.